Privacyverklaring

Privacyverklaring WZC Sint-Vincentius
 
De website www.vincentiusavelgem.be wordt beheerd door de VZW Woonzorgcentrum Sint-Vincentius.
 
VZW Woonzorgcentrum Sint-Vincentius hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Via onderhavige privacyverklaring willen wij u informeren over de persoonsgegevens die wij verzamelen en hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan. Tevens vindt u hier terug welke rechten u heeft en hoe u deze kan uitoefenen.
 
Indien u nalaat om ons de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken, kan u mogelijks geen beroep doen op onze diensten.
 
Indien u vragen hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens zoals omschreven in punt 9.
 
VZW Woonzorgcentrum Sint-Vincentius respecteert diverse wetgevingen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Denk hierbij aan:

- Wet patiëntenrechten
- Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), alsook met de omzetting van deze Europese Verordening in Belgische wetgeving, welke op 5 september 2018 van kracht werd en welke de Belgische privacy wet van 1992 opheft. 
Onderhavige verklaring kan van tijd tot tijd veranderen (zie hiervoor punt 12)

1.   Verantwoordelijke voor de verwerking
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
 
                VZW Woonzorgcentrum Sint-Vincentius
                Bevrijdingslaan 18 8580 Avelgem - Ondernemingsnummer 0420.504.403
                Naar VZW Woonzorgcentrum Sint-Vincentius zal hierna worden verwezen als ‘WZC SINT-VINCENTIUS’.

2.   Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door WZC SINT-VINCENTIUS verwerkt om verschillende doeleinden, waaronder hoofzakelijk het organiseren van een passende hulpverlening.
 
Informatie van de bewoners
Als zorgverlener zijn wij wettelijk verplicht om:

- “zelfmanagement” informatie (bijv. metingen, dagboek, bevindingen etc.) van onze bewoners over hun eigen zorgproces, zowel digitaal als  op papier, te verwerken;
- aan de bewoners zorgspecifieke informatie te bezorgen op hun verzoek;
- het verzoek te behandelen van een bewoner of zorgverlener om een externe zorgverlener in te schakelen;
- medische informatie van bewoners te verstrekken aan en te ontvangen van externe zorgverleners;
- gegevens te verstrekken aan externe partijen zoals ministeries, RIVM, GGD, Vektis, verzekeraars, hulpdiensten (bv. brandweer) etc.;
- gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties op wettelijke basis;
- informatie te versturen over de toestand van bewoners via het VitaLink/Belrai platform;
- bewonersgegevens te verzamelen en over te dragen naar de relevante instanties, systemen en/of personen bij het einde van de zorgverlening of bij overlijden. 

Daarnaast verzamelen wij en geven wij gegevens door om een verwijzing naar een externe zorgverlener en/of ziekenhuisopname mogelijk te maken. Deze verwerking is gebaseerd op onze wettelijk plicht als zorgverlener en bij een dergelijk doorverwijzing zal, indien mogelijk, de uitdrukkelijk toestemming van de patiënt worden gevraagd.
 
Coördinatie van thuisverpleging
Wij verwerken gegevens van bewoners en zorgverleners om de (na)zorg van de bewoners bij thuisverpleging te organiseren. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen WZC SINT-VINCENTIUS en de zorgverleners en bewoners.
Registratie aanvraag tot opname en beheren wachtlijst
Wij verwerken gegevens m.b.t. de persoonlijke kenmerken, conditie en beperkingen van personen/bewoners wanneer een aanvraag wordt gedaan tot opname. Wij verwerken deze gegevens om de aanvraag te behandelen en om de aanvraag/verwijzing te beoordelen om de prioriteit te bepalen op onze wachtlijst, zodat wij aan onze wettelijke verplichtingen als zorginstelling voldoen.
Bij het beheren van de wachtlijst verwerken wij gegevens van personen/bewoners. Deze verwerking is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming.
 
Opname nieuwe bewoner
Wij verwerken gegevens van personen bij het opstellen van de bewonersovereenkomst en bij het opmaken van een elektronisch bewonersdossier. Hierbij is ook aandacht voor de desbetreffende bewoner fiches en het afnemen van eventuele anamnese middels gerichte vragen verzamelen van informatie rond levensgewoonten, voorgeschiedenis, klachten en wensen. Dit kan ook voorafgaande aan anamnese zijn aangeleverd middels bijvoorbeeld vragenlijsten of zelfmanagementinformatie, gesprekken met zorgvrager en/of familie, thuiszorgsituatie, of naslaan medische voorgeschiedenis.
Wij leggen afspraken vast met de bewoners over het leveren van type en hoeveelheid zorg (zoals vastgelegd in het zorgleefplan) passend bij het leefritme en wensen van de bewoner.
Deze verwerkingen van persoonsgegevens bij de opname van een nieuwe bewoner zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de nieuwe bewoner en WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Zorgleefplan en levering zorg
In het kader van het opstellen van een zorgleefplan en de levering van zorg, verwerken wij gegevens van bewoners om:

- een zorgplan (“begeleidingsplan”) en een bewonersdossier op te stellen en te beheren;
- een zorgregistratie uit te voeren;
- deze gegevens te verzamelen en te beheren in de Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) Software;
- de evolutie op de Katz schaal te monitoren zodat het zorgplan kan aangepast worden aan de noden van de bewoners;
- aandachtspunten en observaties te noteren om de communicatie te verzorgen tussen de zorg en andere disciplines en om eventuele taken/participaties te registreren;
- andere disciplines (ergo, kine, logo…) in te schakelen om interessante delen van het zorgleefplan in te vullen;
- bij het multidisciplinair bespreken van een specifieke clientcasus te komen tot een integraal zorgleefplan;
- acties uit te voeren zoals vastgelegd in het zorgleefplan op basis van de afspraken in het zorgarrangement;
- de zorg voor een bewoner ad hoc bij te stellen, incidentiële zorgmomenten te voorzien, incidenteel andere zorgdisciplines in te schakelen, etc.;
- de zorg formeel te evalueren;
- specifieke zorg te leveren (voorlichten, vaststellen en controleren van zorg en behandelingen);
- relevant aanvullend onderzoek in te schakelen (ook extern);
- benodigde medicatie, dosering en frequentie van dosering vast te stellen (gekoppeld hieraan ook het toezien op en controle van juist gebruik van medicatie);
- het medische dossier van de bewoners te beheren, in samenspraak met de Coördinerend en raadgevend arts (CRA). 

Deze verwerkingen zijn gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen als zorgverlener en zij zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u als bewoner en WZC SINT-VINCENTIUS.
Daarnaast verwerken wij als zorginstelling gegevens van bewoners voor het verlenen en administratief vastleggen van een gewenste welzijnsdienst. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitoefening van de overeenkomst tussen u als bewoner en WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Bewonersbeheer
Wij verwerken gegevens van bewoners voor het vaststellen en uithangen van een bewonerslijst met kamernummers en voor onze bewonerskrant. Deze verwerking is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming.
 
Zorglogistiek
Wij verwerken gegevens van bewoners en zorgverleners voor het plannen van een zorgmoment, een onderzoek, een klinische beweging, een opname, een operatie, therapie, overige behandelingen en voor het beheren van een werkplanning. De verwerking is gebaseerd op onze wettelijke verplichting als zorginstelling.
 
Zorgrelatie
Wij verwerken gegevens voor het analyseren en beheren van persoonlijkheid/eigenheid van bewoners en van hun relaties met zorgverleners. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het verlenen van een passende hulpverlening.
Tevens verwerken wij ook gegevens van contactpersonen van een bewoner, in geval er een noodgeval zou zijn. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het informeren van directie familieleden en/of vrienden van de bewoner over zijn/haar toestand.
 
Facturatie bewoners
In het kader van onze factuuradministratie verwerken wij gegevens van bewoners. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Psychologische begeleiding
Wij verwerken gegevens bij ondersteuning en psychologische begeleiding van bewoners. Deze verwerking is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming.
 
Sociale dienst
Wij verwerken gegevens van bewoners om uit te zoeken op welke eventuele tussenkomsten en tegemoetkomingen de bewoner eventueel recht heeft. 
Wij verwerken ook gegevens van bewoners voor de coördinatie met het OCMW, voor coördinatie van vervoer (voor en na) en voor het beheer en de inventaris van de bezittingen van een bewoner. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitoefening de overeenkomst tussen U en WZC SINT-VINCENTIUS.
 Als zorginstelling zijn wij daarnaast wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van bewoners te bezorgen aan de ziekteverzekeraars.
 
Financiële administratie
Wij verwerken persoonsgegevensgegevens van leveranciers en bewoners in het kader van ons financieel beheer en ook voor het berekenen van tegemoetkomingen in de Raas-toepassing. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Leveranciersbeheer
Wij verwerken persoonsgegevens van leveranciers en van contactpersonen bij onze leveranciers. Dergelijke verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en WZC SINT-VINCENTIUS of kadert in ons gerechtvaardigd belang, zijnde het efficiënt in contact treden met onze leveranciers.
 
Sollicitanten
Wanneer u solliciteert bij WZC SINT-VINCENTIUS, verwerken wij uw persoonsgegevens tijdens het aanwervingsproces en mogelijks binnen ons wervingsreserve. Dergelijke verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, zijnde het zorgvuldig selecteren van kandidaten. Wij voegen u pas toe aan onze wervingsreserve mits uw expliciete toestemming.
 
Controle
In het kader van controle door de inspectiediensten over de naleving van de geldende wetgeving en normen door WZC SINT-VINCENTIUS, kunnen gegevens van bewoners verwerkt worden. Deze verwerking is een wettelijke verplichting van WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Klachten
Indien er een klacht wordt ingediend tegen een zorgverlener of tegen WZC SINT-VINCENTIUS zelf, dan verwerken wij de gegevens van de persoon die de klacht indient en van de betrokken bewoner. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het bemiddelen in en het afhandelen van een klacht.
 
Contractbeheer
Wij verwerken gegevens in het kader van het vaststellen en beheren van contracten met zorgkantoren, zorgverzekeraars, ketenpartners, gemeenten en andere financiers en in het kader van het beheren van "standaardafspraken" met zorgvragers. verwerkt in het kader van contractbeheer. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en WZC SINT-VINCENTIUS.
 
Contactformulier website
Indien u ons contacteert via het contactformulier op onze website, verwerken wij uw persoonsgegevens teneinde u een antwoord te kunnen bezorgen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, met name correct reageren op uw verzoek.
 
Compliance verplichtingen
Om tegemoet te komen aan onze compliance verplichtingen en organisatie van diverse vergaderingen worden bepaalde persoonsgegevens verwerkt van onze bestuursleden, aandeelhouders en ook van de eventuele wettelijke vertegenwoordigers of volmachthouders. Deze verwerking is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen.
 
Thuiszorg
In het kader van thuiszorg verwerken wij gegevens van onze patiënten. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en WZC SINT-VINCENTIUS.

3.   Bron van uw persoonsgegevens
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens over het algemeen via onze interacties met u. Het kan echter zijn dat wij gegevens van u ontvangen via hulpverleners of via andere zorginstellingen.

4.   Ontvangers van uw persoonsgegevens
De door u verstrekte persoonsgegevens worden niet aan derden doorgegeven, tenzij dit noodzakelijk is voor de hoger vermelde doeleinden of dit wettelijk verplicht is.
WZC SINT-VINCENTIUS werkt samen met volgende partijen:
- Overheidsinstanties
- Huisartsen en andere betrokken artsen
- Zorgverleners, waaronder ook stagiairs en jobstudenten
- Vrijwilligers
- Mutualiteiten en OCMW 

Onze IT, cloud- en softwareleveranciers kunnen eveneens toegang hebben tot uw persoonsgegevens in het kader van opslag, onderhoud of support. Dergelijke dienstverleners mogen uw persoonsgegevens geenszins voor eigen doeleinden verwerken en zijn steeds gebonden door een geheimhoudingsverplichting.

5.   Bewaartermijn
WZC SINT-VINCENTIUS houdt uw persoonsgegevens bij zolang als nodig is voor de doeleinden zoals hoger vermeld of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op WZC SINT-VINCENTIUS rust.
 
6.   Doorgifte buiten de EU/EER
WZC SINT-VINCENTIUS geeft uw persoonsgegevens niet door aan landen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. In het geval dat persoonsgegevens toch worden doorgegeven naar landen zoals de VS (bv. door cloud providers waarop beroep wordt gedaan), zullen de toepasselijke wettelijke regels in acht worden genomen.

7.   Geautomatiseerde besluitvorming
WZC SINT-VINCENTIUS baseert geen beslissingen op geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profiling.

8.   Beveiligingsmaatregelen
WZC SINT-VINCENTIUS verbindt er zich toe om naar best vermogen alle redelijke maatregelen te nemen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen zodat deze beschermd worden tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang. Deze maatregelen zijn steeds gebaseerd op de huidige stand van de techniek.

9.   Beroepsgeheim
Alle medewerkers van WZC SINT-VINCENTIUS, zowel hulpverlenende als niet hulpverlenende personen, zijn gebonden door een wettelijk dan wel een contractueel beroepsgeheim.

10.   Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
U kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via de contactgegevens zoals omschreven in punt 11.
In het kader van onze identificatieplicht kunnen wij u verzoeken om ons een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen.

1. Recht op inzage en correctie
Indien u wil weten welke persoonsgegevens WZC SINT-VINCENTIUS van u verwerkt en voor welke doeleinden, dan kan u contact met ons opnemen. U kan tevens vragen dat eventuele foutieve persoonsgegevens worden gecorrigeerd of dat uw gegevens worden gewijzigd.

2. Recht op verwijdering en beperking
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Het kan zijn dat bepaalde gegevens na uw verzoek tot verwijdering bewaard worden door WZC SINT-VINCENTIUS. Bijvoorbeeld omdat wij een wettelijke verplichting hebben om de gegevens gedurende een bepaalde tijd bij te houden.Wanneer u hiertoe gegronde redenen heeft, kunt u ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Bijvoorbeeld omdat u de juistheid van uw gegevens betwist.

3. ​Recht van bezwaar
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang of kadert in vervulling van een taak van algemeen belang of van openbaar gezag kan u op gemotiveerde wijze bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

4. ​Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming of in het kader van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons, dan kan u ons verzoeken dat wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm aan u bezorgen of deze overdagen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

5. Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens door WZC SINT-VINCENTIUS gebaseerd is op uw (uitdrukkelijke) toestemming, heef u te allen tijde het recht om deze toestemming opnieuw in te trekken. De intrekking van uw toestemming doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van uw toestemming.

6. Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door WZC SINT-VINCENTIUS:                
          Gegevensbeschermingsautoriteit
          Drukpersstraat 35
          1000 Brussel
          Email : contact@apd-gba.be

11.   Contact
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door WZC SINT-VINCENTIUS onderhavige Privacyverklaring of uw rechten zoals omschreven in punt 10 wenst uit te oefenen, dan kan u ons contacteren via: Per e-mail: dpo@vincentiusavelgem.be   
WZC SINT-VINCENTIUS beschikt over een Data Protection Officer (DPO). U kan contact opnemen met onze DPO via dpo@vincentiusavelgem.be.

12.   Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. U vindt de laatste versie steeds terug op www.vincentiusavelgem.be/nl/privacy-policy 
 
Deze Privacyverklaring werd het laatste gewijzigd op 21 maart 2023.